Kenmerken van tabellen

Een korte beschrijving wat tabellen (lijsten, databases).

Een tabel is een georganiseerde verzameling van gegevens.

Tabel 1. Database met 3 records, elk met 5 velden
klant naam datum prijs korting
A104 Anderson 2-10-2010 400 0 %
K102 King 3-11-2010 395 5 %
S501 Smith 4-12-2010 375 8 %

Een tabel of database is een tabel bestaande uit rijen en kolommen. In de databasewereld wordt zo'n rij ook wel record genoemd en een kolom een veld. De soort gegevens die verzameld worden staan in kolommen. In de eerste rij van een tabel staan de kolomlabels die aangeven wat de informatie in de kolom voorstelt. De kolomlabels worden ook wel veldnamen genoemd. De veldnamen in het voorbeeld zijn: klantnr, naam, datum, prijs en korting.

Om gegevens te kunnen analyseren is het belangrijk dat deze gegevens goed gestructureerd in het werkblad komen te staan. Een tabel met gestructureerde gegevens heeft de volgende kenmerken:

  • De cellen in elke kolom bevatten dezelfde soort gegevens.
  • De cellen in elke rij staan bevatten de afzonderlijke gegevens van het onderwerp.
  • De eerste rij van de tabel bevat de unieke namen van de velden. Deze namen zijn meestal anders opgemaakt (groter lettertype, vet, cursief, ...) dan de rest van de tabel.
  • Een tabel kan overal op het werkblad beginnen. Het is niet noodzakelijk dat de eerste rij van een tabel, die met de veldnamen dus, ook de eerste rij van het werkblad is.
  • Er mogen geen lege rijen in de tabel voorkomen. Wel mogen er lege cellen in een rij staan, maar niet alle cellen in een rij mogen leeg zijn.
  • Er mogen geen lege kolommen in de tabel voorkomen. Wel mogen er lege cellen in een kolom voorkomen, maar niet alle cellen in een kolom mogen leeg zijn.

In Excel is een tabel een rechthoekig gebied van cellen waarin gegevens zijn opgeslagen. Hoewel een tabel veel lijkt op een normaal cellenbereik in Excel, biedt het een aantal functies die het onderscheiden van een bereik.

Een tabel kan gemaakt en onderhouden worden door gewoon de gegevens in de cellen te typen. Om een goede structuur te waarborgen is het aan te bevelen om hierbij gebruik te maken van een formulier voor de gegevensinvoer. Het is niet nodig dat eerst alle gegevens ingevoerd moeten zijn voordat het bereik omzet naar een tabel. Wanneer je eenmaal een tabel hebt kun je daar altijd nieuwe rijen en kolommen aan toevoegen. Grote lijsten met gegevens zijn meestal afkomstig van gegevens uit externe bestanden (tekst/csv bestanden, webqueries, databases).

In Excel 2016 kun je niet vanaf nul een tabel maken en vervolgens die tabel met gegevens vullen. In plaats hiervan moet je eerst een bereik maken dat tenminste een aantal van de gegevens bevat die je in de tabel wilt gebruiken en daarna dat bereik omzetten in een tabel. Wanneer een bereik met gegevens is omgezet naar een tabel, dan verandert het uiterlijk, maar er komen ook ingebouwde functies beschikbaar voor filteren, sorteren en de mogelijkheid om een totaalrij toe te voegen waarbij je voor het totaliseren voor een aantal functies kunt kiezen.

Standaard wordt een Excel-tabel automatisch uitgebreid en worden formules naar beneden gekopieerd. Voorbeelden:
  • Je kunt nieuwe gegevens toevoegen in de rij direct onder de laatste rij van de tabel, of in de kolom direct rechts. De tabel wordt automatisch uitgebreid met de nieuwe gegevens.
  • Wanneer je een formule invoert in de eerste cel van een nieuwe lege kolom, dan wordt na het indrukken van Enter die formule naar beneden gekopieerd in alle resterende cellen van de kolom.